Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
1. Zielstellung
Der Schutz der Privatsphäre von Bewerbern ist für Netcom CS von großer Bedeutung. Personenbezogene Daten werden daher gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den gesetzlichen Bestimmungen mit größter Sorgfalt bearbeitet und gesichert. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Netcom CS mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht und wie Sie Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten ausüben können.
Diese Datenschutzerklärung wurde im Hinblick auf Kürze und Klarheit erstellt. Sie enthält keine erschöpfenden Einzelheiten zu allen Aspekten der Erfassung und Nutzung personenbezogener Daten durch Netcom CS.
2. Wer ist bei Netcom CS für Ihre Anliegen zuständig?
Netcom CS ist der Datenverantwortliche für die Informationen, die Sie während des Rekrutierungsprozesses bereitstellen. Den für Netcom CS zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
informationssicherheit@netcom-cs.de
3. Was machen wir mit den Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen?
Alle Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden nur für den Zweck verwendet, Ihre Bewerbung zu bearbeiten oder um gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
Keine der Informationen, die Sie während des Rekrutierungsprozesses mit uns teilen, werden für Marketingzwecke an Dritte weitergegeben. Weiterhin speichern wir Ihre Daten nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Die von Ihnen angegebenen Informationen werden von uns und/oder unseren Datenverarbeitern sicher gespeichert, unabhängig davon, ob die Informationen in elektronischer oder physischer Form vorliegen. Ein automatisches Profiling findet nicht statt.
Wir verwenden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, um Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu kontaktieren. Wir verwenden die anderen von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen, um Ihre Eignung für die Stelle auf die sie sich beworben haben, zu beurteilen. (Datenverarbeitung für die Anbahnung eines Arbeitsvertrags gemäß Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO)
4. Nach welchen Informationen fragen wir und warum?
Wenn Sie sich bei Netcom CS bewerben, bitten wir Sie, sich online zu bewerben. Alle für Ihre Bewerbung relevanten Informationen können über unser Webformular an uns übertragen werden. Wir verwenden nicht mehr Informationen, als wir zur Erfüllung unserer erklärten Zwecke benötigen und bewahren sie nicht länger als nötig auf. Die von uns verlangten Informationen werden verwendet, um Ihre Eignung für die jeweilige Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben.
Die Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung mitteilen, werden von uns überprüft. Wir fragen Sie nach Ihren personenbezogenen Daten einschließlich Name und Kontaktdaten. Wir bitten Sie auch, uns Ihre bisherigen Erfahrungen, Ausbildung, Referenzen zur Verfügung zu stellen. Während der Bearbeitung Ihrer Bewerbung können wir Ihnen Fragen stellen, die für die Stelle auf die Sie sich beworben haben, relevant sind. HR und die einstellende Führungskraft werden Zugang zu all diesen Informationen haben.
Sollten Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, die für Ihre Eignung für die Stelle nicht relevant sind, aber nicht von Ihrer Bewerbung getrennt werden können (z.B. Bilder oder Geschlecht), werden wir diese während des Bewerbungsprozesses nicht verwenden und nur so lange speichern, wie wir auch ihre Unterlagen speichern.
5. Interviews, Tests und Assessments
Eventuell ist die Teilnahme an Assessments, die Durchführung von Tests, das Ausfüllen von Fragebögen oder die Teilnahme an einem Bewerbungsgespräch – oder eine Kombination aus mehreren – Teil des Bewerbungsprozesses. Informationen werden von Ihnen und von uns oder unserem Anbieter für Assessments generiert. Zum Beispiel könnten Sie einen schriftlichen Test absolvieren oder wir könnten Interviewnotizen machen. Diese Informationen werden von Netcom CS gespeichert und nur so lange wie nötig aufbewahrt. (Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)6. Bewerber- und Sicherheitsüberprüfung
Falls Ihre Bewerbung erfolgreich ist, könnte es sein, dass wir im Voraus eine Bewerberüberprüfung durchführen. Die Bewerberüberprüfung muss positiv ausfallen, damit wir Ihnen endgültig einen Arbeitsvertrag anbieten können. Des Weiteren kann es sein, dass Ihre Einstellung vom Betriebsrat genehmigt werden muss, damit Ihr Arbeitsvertrag wirksam gültig ist. Wir sind verpflichtet, die Identität unserer Mitarbeiter sowie die Arbeitserlaubnis zu bestätigen und ihre Vertrauenswürdigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit zu überprüfen. (Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wenn wir Ihnen einen Arbeitsvertrag anbieten, werden wir Sie auch um folgendes bitten:
- Bankverbindung - um Gehaltszahlungen zu bearbeiten
- Notfallkontaktdetails - damit wir wissen, wen wir informieren sollen, wenn Sie einen Unfall bei der Arbeit haben
- Mitgliedschaft in einem Rentensystem - damit wir Ihnen einen Fragebogen senden können, um festzustellen, ob Sie berechtigt sind, sich wieder Ihrem früheren System anzuschließen.
Einige Rollen erfordern eine höhere Sicherheitsstufe - dies wird aus der Stellenanzeige hervorgehen. Wenn dies der Fall ist, werden Sie aufgefordert, Informationen im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung zu übermitteln.
7. Zusammenarbeit mit Datenverarbeitern
Datenverarbeiter sind Dritte, die Elemente unseres Recruitment-Service für uns bereitstellen. Wir haben Datenschutzverträge mit unseren Anbietern. Dies bedeutet, dass unsere Datenverarbeiter Ihre Informationen nicht für andere Zwecke als diesen Rekrutierungsprozess verwenden dürfen. Unsere Datenverarbeiter werden Ihre personenbezogenen Informationen nicht an andere Organisationen als uns weitergeben. Sie werden sie sicher aufbewahren und nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren.
8. Wie lange werden die Informationen aufbewahrt?
Wenn Ihre Bewerbung für die Stelle, für die Sie sich beworben haben, nicht erfolgreich ist, könnte es sein, dass wir Sie fragen, ob Sie möchten, dass Ihre Angaben für einen Zeitraum von drei Jahren in unserem Talentpool aufbewahrt werden. Wenn Sie zusagen, würden wir Sie proaktiv kontaktieren, sollten weitere geeignete Stellen frei werden.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die Informationen, die Sie während des Bewerbungsprozesses angeben, von uns als Teil Ihrer Personalakte für die Dauer Ihrer Beschäftigung plus 10 Jahre nach Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Dazu gehören z. B. Ihre Strafregistererklärung, Aufzeichnungen zur Arbeitsfähigkeit und Referenzen.
Falls Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist und Sie nicht am Talent Pool teilnehmen möchten, werden die Informationen, entsprechend der deutschen gesetzlichen Bestimmungen für sechs Monate aufbewahrt und danach gelöscht beziehungsweise vernichtet.
9. Wie treffen wir Entscheidungen über Rekrutierung?
Die endgültige Einstellungsentscheidung wird durch HR, die einstellende Führungskraft und die Geschäftsführung getroffen. Alle während des Bewerbungsprozesses gesammelten und relevanten Informationen werden berücksichtigt.
10. Ihre Rechte
Gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung haben Sie als Einzelperson Rechte, die Sie in Bezug auf die Informationen, die wir über Sie besitzen, ausüben können. Diese Rechte sind:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung im Fall von Fehlern bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten beispielsweise bei Wegfall des Zweckes oder bei Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 17 und 18 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung beispielsweise aufgrund des Bestreitens der Richtigkeit personenbezogener Daten oder für die Wahrung möglicher bestehender Ansprüche (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund von berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO) und
- Datenportabilität über die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
11. Beschwerden oder Anfragen
Netcom CS versucht, die höchsten Standards bei der Erfassung und Nutzung personenbezogener Daten zu erfüllen. Aus diesem Grund nehmen wir Beschwerden, die wir diesbezüglich erhalten, sehr ernst. Wir ermutigen jeden, uns darauf aufmerksam zu machen, wenn er/sie der Meinung ist, dass unsere Speicherung oder Verwendung von Daten unfair, irreführend oder unangemessen ist. Wir freuen uns auch über Vorschläge zur Verbesserung unserer Verfahren.
Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Beauftragten für den Datenschutz wenden, der mit seinem Team auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anträgen oder Beschwerden zur Verfügung steht. Bitte wenden Sie sich an:
informationssicherheit@netcom-cs.de
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für Netcom CS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir überprüfen unsere Datenschutzerklärung regelmäßig. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 01. Januar 2023 aktualisiert.